Regulamin organizacyjny

REGULAMIN ORGANIZACYJNY
DOMU KULTURY „KLUB 13 MUZ”


Rozdział I
POSTANOWIENIA OGÓLNE


1.Dom Kultury „Klub 13 Muz” działa na podstawie statutu nadanego uchwałą Rady Miasta Szczecin (Uchwała Nr XLIX/936/06 z dnia 9 stycznia 2006 r. z późn. zm.) oraz przepisów ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2001 r. Nr 13 poz. 123, z późn. zm.).
2.Dom Kultury „Klub 13 Muz” jest wpisany do rejestru instytucji kultury prowadzonego przez Wydział Kultury i Dziedzictwa Kulturowego Urzędu Miejskiego w Szczecinie pod numerem RIK 2/97.
3.Dom Kultury ‘Klub 13 Muz” w Szczecinie posiada osobowość prawną.
4.Podstawą opracowania i przyjęcia regulaminu organizacyjnego jest art. 13 ust.3 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej
(Dz.U. z 2001 r. Nr 13, poz. 123, z późn. zm.).


Rozdział II
CHARAKTERYSTYKA I DZIAŁALNOŚĆ INSTYTUCJI

1.Dom Kultury „Klub 13 Muz” jest samorządową instytucją kultury, której organizatorem jest jednostka samorządu terytorialnego Gmina Miasto Szczecin.
2.Siedzibą Domu Kultury „Klub 13 Muz” jest Miasto Szczecin przy placu Żołnierza Polskiego 2 w Szczecinie.
3.Celem działalności Domu Kultury „Klub 13 Muz” jest rozpoznawanie, rozbudzanie i zaspokajanie potrzeb i aspiracji kulturalnych społeczeństwa poprzez tworzenie, upowszechnianie, organizowanie oraz promowanie działalności artystycznej i kulturalnej na terenie swojego działania, ze szczególnym uwzględnieniem lokalnych środowisk twórczych i artystycznych.
4.Do zakresu statutowej działalności „Klubu 13 Muz” należy:
a)organizowanie, tworzenie oraz upowszechnianie programów i projektów artystycznych i kulturalnych,
b)prowadzenie edukacji kulturalnej i artystycznej, organizowanie różnorodnych form edukacji kulturalnej i wychowania przez sztukę,
c)organizacja imprez kulturalnych o zasięgu lokalnym, krajowym i międzynarodowym,
d)organizacja i realizacja imprez okolicznościowych,
e)współpraca z instytucjami, stowarzyszeniami i związkami twórczymi oraz twórcami indywidualnymi,
f)prowadzenie działalności promocyjnej i wydawniczej,
g)współpraca i wymiana kulturalna krajowa i zagraniczna.

5.„Klub 13 Muz” może prowadzić działalność gospodarczą w zakresie działalności handlowej i gastronomicznej, a także wynajmu i dzierżawy własnych składników majątkowych zgodnie z obowiązującymi przepisami.
6.Środki uzyskane z działalności gospodarczej, o których mowa w pkt 5 przeznaczane są na realizację działalności statutowej Klubu 13 Muz.


Rozdział III
ZARZĄDZANIE I ORGANIZACJA

1.Domem Kultury „Klub 13 Muz” kieruje Dyrektor, który organizuje działalność Klubu i reprezentuje go na zewnątrz. W przypadku nieobecności dyrektora czynności zwykłego zarządu wykonuje zastępca Dyrektora lub wskazany w zarządzeniu wewnętrznym inny pracownik instytucji.
2.Dyrektora powołuje i odwołuje Prezydent Miasta.
3.Do zakresu działania Dyrektora należy realizacja celów i zadań Domu Kultury „Klub 13 Muz” poprzez:
a)dobór i właściwe wykorzystanie kadr – decyzję o zatrudnieniu pracownika podejmuje Dyrektor. W uzasadnionych przypadkach zatrudnienie pracowników Klubie 13 Muz może odbywać się w drodze ogłoszenia konkursu na dane stanowisko.
b)ustalanie planów merytorycznych i finansowych oraz nadzór nad ich realizacją,
c)gospodarowanie majątkiem i finansami.

4.Sprawozdanie finansowe Domu Kultury „Klub 13 Muz” podlega obowiązkowemu badaniu na poniższych zasadach:
a)jeżeli dotacja z budżetu miasta wynosi od 2 000 000 zł – badanie nie rzadziej niż trzy razy na 5 lat,
b)jeżeli dotacja z budżetu miasta wynosi od 500 000 zł do 2 000 000 zł – badanie nie rzadziej niż dwa razy na 5 lat,
c)jeżeli dotacja z budżetu miasta nie przekracza 500 000 zł – badanie nie rzadziej niż raz na 3 lata.
Pierwszemu badaniu należy poddać rok 2007.
5.Zakresy działania, kompetencje i odpowiedzialność wszystkich pracowników DK 13 MUZ określone są w zakresach obowiązków dla danego stanowiska pracy. Zakresy obowiązków są opracowane przez bezpośredniego zwierzchnika i po zatwierdzeniu przez Dyrektora DK „Klub 13 Muz” są wręczane pracownikowi z chwilą zatrudnienia na danym stanowisku. Wszelkie zmiany dotyczące stanowiska i zakresu działania pracownika wymagają zmiany zakresu obowiązków.
6.Przekazanie i objęcie stanowiska związanego z odpowiedzialnością materialną odbywa się protokolarnie. Protokół ten akceptuje Dyrektor i Główny Księgowy DK „Klub 13 Muz”.
7.Do obowiązków dyrektora DK „Klub 13 Muz” należy:
1)programowanie i planowanie działalności,
2)ustalanie i nadzorowanie zadań dla podporządkowanych pracowników,
3)organizowanie i powierzanie zastępstwa w miejsca czasowo nieobecnych podporządkowanych pracowników, mające na celu pełne i terminowe wykonanie zadań,
4)nadzorowanie przestrzegania przepisów w sprawach dotyczących powierzonego zakresu działania,
5)kontrolowanie zgodności faktycznie wykonywanej pracy z zadaniami określonymi w karcie stanowiska pracy podporządkowanych pracowników,
6)sprawowanie nadzoru i kontrola nad przestrzeganiem dyscypliny pracy,
7)zapewnienie pracownikom bezpiecznych i higienicznych warunków pracy oraz wyposażenia w odzież roboczą i ochronną, sprzęt ochrony osobistej i środki czystości
8. Do obowiązków każdego pracownika należy w szczególności:
1)bieżące informowanie bezpośredniego zwierzchnika o przeszkodach w wykonywaniu przydzielonych zadań oraz wnioskowanie w sprawie usunięcia tych przeszkód,
2)żądanie od bezpośredniego zwierzchnika pisemnego powierzenia zakresu działania oraz udzielenia wskazówek o sposobie realizacji zadań,
3)przedkładanie wniosków i żądanie przyjęcia wyjaśnień w sprawach, za które ponosi odpowiedzialność, przed zapadnięciem odpowiedniej decyzji,
4)współpracowanie z pozostałymi pracownikami DK „Klub 13 Muz”.
9. Szczegółowe obowiązki pracowników zatrudnionych na poszczególnych stanowiskach pracy określają zakresy czynności tych pracowników.
10. Organizację załatwiania spraw, tryb i zasady obiegu pism i dokumentów, zasady wynagradzania i premiowania, kontrolę wewnętrzną, zabezpieczenie majątku oraz warunki bhp i p.poż. regulują odrębne instrukcje i regulaminy.

Rozdział IV
STRUKTURA ORGANIZACYJNA

1.W skład Domu Kultury „Klub 13 Muz” wchodzą następujące stanowiska pracy:
a)zastępca dyrektora
b)kierownik ds. programu
c)główny księgowy
d)manager administracyjno - kadrowy
e)specjalista ds. pozyskiwania funduszy
f)młodszy kurator ds. galerii
g)specjalista ds. organizacji imprez
h)specjalista ds. public relations
i)pracownik gospodarczy
Schemat graficzny struktury organizacyjnej stanowi załącznik do regulaminu.
2.Dyrektor tworzy, znosi i przekształca poszczególne stanowiska pracy.
3.Podstawowym obowiązkiem każdego pracownika jest realizacja misji DK „Klub 13 Muz”.
Rozdział V
STANOWISKA PRACY – ZAKRES DZIAŁAŃ I KOMPETENCJI
1. Zastępca dyrektora w DK Klub 13 Muz
Jest podporządkowany bezpośrednio Dyrektorowi DK „Klub 13 Muz”. Podlegają mu pracownicy działalności kulturalno - społecznej. Do zadań zastępcy dyrektora należy:
1)reprezentowanie dyrektora w sprawach programowych,
2)sprawowanie nadzoru merytorycznego nad działalnością wszystkich pracowników działających w DK „Klub 13 Muz”,
3)opracowywanie i wdrażanie, wspólnie z dyrektorem, rocznego ramowego programu działalności statutowej i planu pracy,
4)ustalanie podległym pracownikom szczegółowych zakresów czynności,
5)wnioskowanie do dyrektora w sprawach kadrowych podległych pracowników,
6)dbanie o dyscyplinę pracy pracowników,
7)sprawowanie nadzoru nad dokumentacją programową prowadzoną w DK „Klub 13 Muz”,
8)współdziałanie z dyrektorem w zakresie przestrzegania warunków bezpieczeństwa, nadzór ich i przestrzeganie przez pracowników DK „Klub 13 Muz”,
9)koordynowanie i stwarzanie warunków do rozwoju Galerii 13 Muz,
10)zarządzanie projektem: Międzynarodowy Festiwal Sztuki Wizualnej inSPIRACJE,
11)odpowiada za wizerunek DK „Klub 13 Muz” (PR, Promocja).
2. Kierownik ds. programu w DK Klub 13 Muz
Jest podporządkowany Zastępcy dyrektora DK „Klub 13 Muz”. Podlegają mu pracownicy merytoryczni. Do zadań kierownika ds. programu należy:
1)sporządzanie planu imprez,
2)kontakt z wykonawcami,
3)nadzór nad właściwym przygotowaniem umów,
4)dbałość o właściwą realizację ww. punktów,
5)dbałość o właściwą realizację imprez odbywających się w „Klubie 13 Muz”,
6)pozyskiwanie środków pozabudżetowych (Unia Europejska, Ministerstwo Kultury, sponsorzy, fundacje),
7)śledzenie na bieżąco informacji dotyczących pozyskiwania nowych środków finansowych,
8)czynny udział w imprezach organizowanych przez „Klub 13 Muz” oraz bezpośredni nadzór nad ich prawidłowym przebiegiem,
9)współpraca z innymi pracownikami biura i pracownikiem gospodarczym,
10)nadzór nad podległymi pracownikami „Klubu 13 Muz”,
11)nadzór nad bezpieczeństwem w DK „Klub 13 Muz”,
12)dbałość o właściwe prowadzenie dokumentacji: remontowej budynku i inwentaryzacji,
13)monitorowanie działań inwestycyjnych w DK „Kub 13 Muz”,,
14)nadzór nad organizacją i promocją DK „Klub 13 Muz”,
15)nadzór nad właściwym przebiegiem imprez.

3. Główny księgowy

Jest podporządkowany bezpośrednio Dyrektorowi DK „Klub 13 Muz”. Podlegają mu pracownicy działu finansowo-administracyjnego. Główny księgowy:
1)weryfikuje dowody księgowe,
2)organizuje obieg i przechowywanie dowodów księgowych,
3)opracowuje odpowiednie instrukcje i wytyczne mające na celu właściwą realizację zadań księgowych,
4)opracowuje archiwum dowodów finansowo-księgowych,
5)organizuje kontrolę wewnętrzną,
6)kontroluje wykonanie planu finansowego
7)sporządza plany finansowe i sprawozdania wykonania budżetu Klubu,
8)prowadzi dokumentację bankową i kasową,
9)przeprowadza operacje bankowe i kasowe,
10)chroni i zabezpiecza środki pieniężne,
11)organizuje i kontroluje druki ścisłego zarachowania,
12)prowadzi ewidencję majątku „Klubu 13 Muz”,
13)nalicza wynagrodzenia i sporządza listy płac pracowników Klubu,
14)nalicza podatki od wynagrodzeń i odprowadza je do urzędu skarbowego,
15)nalicza i odprowadza składki na ubezpieczenia społeczne od wynagrodzeń pracowników Klubu 13 Muz,
16)nalicza i przygotowuje wypłaty z funduszu nagród,
17)wykonuje inne czynności przewidziane w obowiązujących przepisach w zakresie spraw finansowo-księgowych Klubu 13 Muz.

4. Manager administracyjno - kadrowy

Jest podporządkowany Główna/y Księgowa/y DK „Klub 13 Muz”. Podlegają mu pracownicy gospodarczy. Do zadań menagera administracyjno – kadrowego należy:
1)prowadzenie i administracja akt osobowych pracowników Domu Kultury „Klub 13 Muz”,
2)przygotowanie pełnej dokumentacji przy przyjęciu i zwolnieniu pracowników,
3)ewidencja i rozliczanie urlopów,
4)ewidencja list obecności,
5)ewidencja czasu pracy – sporządzanie kart miesięcznych/rocznych ewidencji czasu pracy,
6)comiesięczne sporządzanie deklaracji PIT 4 w celach ustalenia wysokości zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych,
7)ewidencja zwolnień lekarskich,
8)rozliczanie wynagrodzeń,
9)Sporządzanie dokumentacji na wniosek pracowników ( zaświadczenia o zatrudnieniu, dok. RMUA, odcinki wynagrodzeń),
10)sporządzanie deklaracji zgłoszeniowych,
11)sporządzanie miesięcznych deklaracji rozliczeniowych,
12)rozliczenia korekt ZUS,
13)ewidencja dokumentacji ZUS,
14)prowadzenie ewidencji zarządzeń Dyrektora Domu Kultury „Klub 13 Muz”,
15)sporządzanie i rozliczanie delegacji służbowych pracowników Klubu 13 Muz,
16) rozliczanie biletów wstępu na imprezy,
17)prowadzenie ewidencji druków ścisłego zarachowania,
18)sporządzanie i administracja umów cywilnoprawnych,
19)prowadzenie rejestru umów,
20)prowadzenie ewidencji przedmiotów trwałych o wartości poniżej 3.500 zł,
21)prowadzenie kasy Klubu, bieżące przekazywanie raportów kasowych do księgowania,
22)rozliczanie zaliczek,
23)nadzór nad zaopatrzeniem w artykuły niezbędne dla funkcjonowania biura (zakupy materiałów biurowych i innych),
24)kontakt z wystawianie faktur,
25)zarządzanie wynajmem Sali Kominkowej, procedura rezerwacji sali,
26)zarządzanie działem gospodarczym,
27)sporządzanie pism do UM,
28)nadzór nad pracą podległego personelu (pracownik gospodarczy),
29)organizowanie sprawnej pracy biura (tworzenie i nadzór nad przestrzeganiem odpowiednich procedur),
30)nadzór nad sprawami gospodarczymi, inwestycjami, transportem,
31)organizowanie pracy firm współpracujących ( firm remontowo-budowlanych, serwisowych itp.).

5. Specjalista ds. pozyskiwania funduszy:
Jest podporządkowany Zastępcy Dyrektora DK „Klub 13 Muz”. Do zadań specjalisty ds. funduszy należy:
1)prowadzenie spraw związanych z pozyskiwaniem, wdrażaniem i rozliczaniem funduszy strukturalnych,
2)przygotowywanie propozycji dotyczących zadań DK „Klub 13 Muz” kwalifikujących się do finansowania ze środków zewnętrznych ,
3)opracowywanie programów pod kątem pozyskiwania środków z zewnętrznych źródeł finansowania, w tym z Unii Europejskiej,
4)opracowywanie wniosków i kierowanie ich do właściwych organów państwowych w celu pozyskania środków finansowych na realizację zadań DK „Klub 13 Muz” z funduszy Unii Europejskiej,
5)monitorowanie realizacji zadań inwestycyjnych finansowanych z funduszy Unii Europejskiej oraz ocena ich wykonania,
6)współdziałanie z jednostkami organizacyjnymi DK „klub 13 Muz” w zakresie pozyskiwania funduszy krajowych i unijnych,
7)prowadzenie dokumentacji związanej z realizacją powierzonych zadań,

6. Młodszy kurator ds. galerii

Jest podporządkowany Zastępcy Dyrektora DK „Klub 13 Muz”.Do zadań młodszego kuratora ds. galerii należy:
1)koordynacja Galerii Talentów z działalnością 13 Muz,
2)dozór nad sprzętem multimedialnym na potrzeby Galerii i Kino Kultura,
3)pozyskiwanie pism o sztuce i wydawnictwa do czytelni sztuki i kawiarenki,
4)koordynacja magazynu dla Galerii,
5)aktualizacja stron internetowych: Galeria Talentów, Miejska Galeria Sztuki, Kino Kultura,
6)zamieszczanie na portalach społecznościowych informacji o wystawach w Galerii oraz Kinie Kultura,
7)wysyłanie zaproszeń Galerii, Kino Kultura,
8)rozsyłanie po bazie danych mailingu,
9)wysyłanie materiałów do mediów,
10)przed wystawą: sporządzanie protokołu odbioru i przekazania wystawy, ubezpieczenie wystawy, transport, koordynacja montażu, dopilnowanie poligrafii,
11)podczas wystawy: organizacja wernisażu, noclegu dla artystów, wyżywienie (dieta) artystów,
12)rozliczenie artysty w księgowości,
13)pilnowanie godzin otwarcia Galerii,
14)po wystawie: koordynacja demontażu wystawy, koordynacja transportu powrotnego,
15)podsumowanie kosztów wystawy,
16)otwieranie i zamykanie Galerii podczas Muzowych popołudniowych wydarzeń.

7. Specjalista ds. organizacji imprez

Jest podporządkowany Kierownikowi ds. programu DK „Klub 13 Muz”.Do zadań specjalisty ds. organizacji imprez należy:
1)sporządzanie planu imprez,
2)prowadzenie wykazu imprez,
3)kontakt z wykonawcami,
4)pomoc w przygotowaniu poczęstunku na wernisaże i inne imprezy kulturalne,
5)nadzór nad właściwym przygotowaniem umów, informacji do prasy, materiałów reklamowych,
6)dbałość o właściwą realizację ww. punktów,
7)dbanie o właściwą realizację imprez odbywających się w „Klubie 13 Muz”,
8)bieżące monitorowanie przepisów dotyczących pozyskiwania pozabudżetowych środków finansowych,
9)pozyskiwanie środków pozabudżetowych (Unia Europejska, Ministerstwo Kultury, sponsorzy, fundacje),
10) nawiązywanie kontaktów z partnerami do projektów artystycznych z Polski i zagranicy,
11)czynny udział w imprezach organizowanych przez „Klub 13 Muz” oraz bezpośredni nadzór nad ich prawidłowym przebiegiem,
12)współpraca z innymi pracownikami biura i pracownikiem gospodarczym,
13)nadzór nad personelem pomocniczym w zakresie organizacji imprez w „Klubie 13 Muz”,
14)prowadzenie sekretariatu: przyjmowanie i wysyłanie korespondencji, prowadzenie dziennika korespondencji, odbieranie telefonów,
15)prowadzenie terminarza spotkań,
16)prowadzenie korespondencji wychodzącej Klubu 13 Muz,
17)korespondencja ze związkami twórczymi,

8. Specjalista ds. public relations

Jest podporządkowany Kierownikowi ds. programu w DK „Klub 13 Muz”. Do zadań specjalisty ds. public relations należy:
1)bieżące przekazywanie informacji o imprezach do serwisów informatycznych, dzienników, mediów lokalnych,
2)nawiązywanie kontaktów z mediami lokalnymi, ogólnopolskimi, zagranicznymi,
3)przygotowywanie materiałów prasowych,
4)udzielanie przygotowanych materiałów prasowych dla dyrektora, mediów, kontroli, pracowników,
5)nawiązanie kontaktów i ścisła współpraca z działami organizacyjnymi instytucji kulturalnych Szczecina,
6)współpraca ze związkami i stowarzyszeniami w ramach działalności merytorycznej „Klubu 13 Muz”,
7)oprawa graficzna materiałów reklamowych (druk plakatów, zaproszeń, afiszy),
8)współpraca ze związkami twórczymi i stowarzyszeniami,
9)przygotowywanie procedur kryzysowych – szkolenia pracowników w tym zakresie,
10)opracowanie i realizacja wizerunku rynkowego 13 Muz na zewnątrz,
11)czynny udział w imprezach organizowanych przez „Klub 13 Muz”,
12)pomoc w przygotowaniu poczęstunku na wernisaże i inne imprezy kulturalne,
13)prowadzenie dokumentacji z działalności merytorycznej „ Klubu 13 Muz” ( wycinki prasowe, plakaty, foldery), opis wydarzeń,
14)współpraca z innymi pracownikami w sprawach merytorycznych,
15)współpraca w stopniu podstawowym z główną księgową „Klubu 13 Muz”,
16)tworzenie i bieżąca aktualizacja strony internetowej „Klubu 13 Muz”,
17)nawiązywanie kontaktów z partnerami do projektów artystycznych z Polski i zagranicy,
18)kreowanie pozytywnego wizerunku instytucji w mediach i w środowisku,
19)pomoc przy przygotowaniu poczęstunku na imprezy kulturalne,
20)zakupy materiałów biurowych i innych,
21)bieżące prowadzenie wykazu osób zapraszanych przez Dyrektora na imprezy odbywające się w Klubie 13 Muz,
22)sporządzanie zaproszeń na imprezy i dostarczanie ich do odbiorców,
23)pozyskiwanie środków pozabudżetowych.

9. Pracownik gospodarczy

Jest podporządkowany menagerowi administracyjno – kadrowemu DK „Klub 13 Muz”. Do zadań pracownika gospodarczego należy:
1)utrzymanie czystości i estetyki wszystkich pomieszczeń oraz terenu przyległego do budynku Klubu,
2)wykonywanie zaleceń kontrolnych służb sanitarno-epidemiologicznych,
3)czynny udział w przygotowaniu sal do wszelkiego rodzaju imprez,
4)sprzątanie po poczęstunku przygotowanym przy organizowaniu imprez,
5)mycie okien w budynku Klubu,
6)mycie drzwi, ram okiennych, parapetów,
7)dezynfekcja urządzeń sanitarnych,
8)opróżnianie koszy na śmieci,
9)odkurzanie, zamiatanie, pastowanie i froterowanie powierzchni „Klub 13 Muz”
10)odkurzanie i mycie mebli w pomieszczeniach Klubu,
11)mycie urządzeń sanitarnyh, glazury i terakoty,
12)mycie i podlewanie roślin znajdujących się w pomieszczeniach klubu,
13)wietrzenie sal i biur,
14)zamiatanie chodnika i podwórza wokół budynku Klubu,
15)pranie firan, zasłon.



Rozdział VI
POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1.Regulamin organizacyjny jest podstawowym aktem normującym wewnętrzną organizację Domu Kultury „Klub 13 Muz”.
2.Do interpretacji regulaminu uprawniony jest Dyrektor.
3.Zmiany regulaminu organizacyjnego mogą być dokonywane w trybie właściwym do jego ustalenia.
4.Regulamin wchodzi w życie z dniem ………………………… r.

Udostępniający: Ewa Muszkiet Data ostatniej aktualizacji: 2010-02-22 11:27:44